Charte des Rencontres de Pharmacologie Clinique de Giens
5 - Structures
5.1. Parrainage
5.1.1. Membres du Comité de Parrainage
Les membres du comité de Parrainage sont :
- l'AFSSAPS
- l'INSERM le LEEM-Recherche
- l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris
- l'Assistance Publique des Hôpitaux de Marseille
- la Caisse Nationale d'Assurance Maladie des Travailleurs Salariés
- la Société Française de Pharmacologie
- la Direction Générale de la Santé
- la Fédération Hospitalière de France
5.1.2. Comité de Parrainage
Le Comité de Parrainage confie l’organisation matérielle des Rencontres à « l’Association des Rencontres de Pharmacologie Clinique de Giens ». Il est constitué d'un représentant de chacun des Parrains, dont les prérogatives sont identiques, ainsi que du Président, du Secrétaire, du Président Exécutif et des anciens Présidents. Ne s'agissant pas d'une structure juridique formelle, le consensus est systématiquement recherché pour toute décision. Les décisions au sein du Comité de Parrainage sont prises à l'unanimité des membres. Les membres du bureau de l’Association rendent compte au Comité de parrainage.
5.1.3. Rôles et responsabilités des membres du Comité de Parrainage
5.1.3.1. Financement
Les membres du Comité de Parrainage de Giens s’assurent du financement des Rencontres qui est obtenu chaque année par le biais soit d’une cotisation soit d’une subvention dont le montant est fixé en fonction des résultats et des besoins financiers.
5.1.3.2. Organisation des travaux
Le Comité de Parrainage choisit, en règle parmi les propositions du Conseil Scientifique (tel que défini au 5.4), les sujets des tables rondes et des conférences. Il arrête, après avis du Conseil Scientifique, la liste des modérateurs, des rapporteurs et des participants des tables rondes.
Il fait le bilan des Rencontres précédentes. Il évalue la qualité de chacune des tables rondes en fonction des objectifs du présent document et porte éventuellement le résultat de cette évaluation à la connaissance des modérateurs et des coordinateurs.
Le Comité de Parrainage désigne en son sein un comité de lecture officiel des textes des Rencontres de Giens. Les textes ainsi que les documents mis en ligne dans le site des rencontres (http://www.ateliersdegiens.org) sont soumis avant publication au Comité de Parrainage pour vérification de la conformité avec la ligne éditoriale.
5.1.3.3. Désignation des responsables
Le Comité de Parrainage choisit le Président, le Président Exécutif, le Secrétaire Général et le Trésorier des Rencontres. Il peut mettre fin à tout moment à leur mandat.
5.1.3.4. Contrôle financier
Le Comité de Parrainage examine durant le premier trimestre de l'année, le compte-rendu d'exécution du budget de l'année précédente présenté par le Trésorier de l’Association. Il arrête le budget prévisionnel de l'année en cours sur proposition du Trésorier de l’Association.
5.1.3.5. Candidatures de nouveaux membres du Comité de Parrainage
La candidature éventuelle d'un nouvel organisme en tant que membre du Comité de parrainage, est analysée par le Comité de parrainage qui l'accepte ou la refuse, la décision est prise à l'unanimité. Le Comité communique sa décision au candidat.
5.1.3.6. Définition de la ligne éditoriale
Le Comité de Parrainage établit la ligne éditoriale des publications des Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique de Giens avant que les textes soient publiés dans la revue Thérapie.
5.1.3.7. Révision de la Charte.
Les éventuelles révisions de la Charte institutionnelle de Giens sont votées à l'unanimité par le Comité de Parrainage.
5.2. Président et Secrétaire
5.2.1. Désignations
Les Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique sont dirigées par un Président et un Secrétaire désignés par le Comité de Parrainage (cf. 5.1.2). Les modalités de désignation ont pour objectif que l'un soit issu d'un organisme institutionnel, l'autre du monde industriel.
Le Secrétaire est désigné pour une période de deux ans alternativement au sein d'un organisme institutionnel ou du monde industriel.
À la fin de la période de deux ans, le Secrétaire devient d'office Président pour une période de deux ans tandis qu'un nouveau Secrétaire est désigné. À l'issue des deux ans de ses fonctions, le Président cède la place au nouveau Président et devient membre du Conseil Scientifique, s'il le désire ; il peut participer aux réunions du Comité de Parrainage.
5.2.2. Rôles et responsabilités
Le Président et le Secrétaire assurent la préparation, l'organisation et le déroulement de la rencontre annuelle. Pour ce faire, ils travaillent en collaboration avec le Président Exécutif et le Trésorier. Ils envoient les invitations aux personnalités invitées et s'assurent de leurs conditions de déplacement à Giens.
Ils sont en charge des publications des travaux des Rencontres.
5.3 -Président exécutif - Organisation locale
Le Comité de Parrainage désigne un Président Exécutif permanent, qui a pour responsabilité, avec l'aide d'un Comité Local d'Organisation dont il s'entoure, de régler les problèmes d'hôtellerie et d'intendance. Il travaille en collaboration avec le Président et le Secrétaire. Il est signataire des conventions financières établies avec les organismes du Comité de Parrainage dans le cadre de ses missions.
5.4. Conseil Scientifique
5.4.1 Désignation
Le Comité de Parrainage désigne chaque année les membres du Conseil Scientifique. Il s'assure que les différentes composantes y sont convenablement représentées. Le nombre des membres du Conseil Scientifique peut varier d'une année sur l'autre selon les décisions du Comité de Parrainage. La durée du mandat des membres du Conseil Scientifique est d'un an, ce mandat étant reconductible sans limitation de temps.
Le Président, le Secrétaire, le Président exécutif sont membres du Conseil Scientifique.
Le Conseil Scientifique est présidé par le Président en exercice, ou, en cas d'empêchement, par le Secrétaire.
5.4.2. Rôles
Le Conseil Scientifique se réunit au moins deux fois par an pour préparer les prochaines Rencontres.
Lors de la première réunion, il établit une liste des sujets de tables rondes et des modérateurs éventuels qui sera soumise à la décision du Comité de Parrainage, ainsi que des propositions de conférenciers et de sujets de conférences.
Lors de sa deuxième réunion, après que le Comité de Parrainage aura arrêté la liste des tables rondes et après acceptation des modérateurs désignés, sur proposition de ces derniers, le Conseil Scientifique établit la liste des participants qui sera soumise pour approbation définitive au Comité de Parrainage. Par souci d'efficacité, il désigne l'un de ses membres afin de coordonner les travaux de préparation et de déroulement de chaque table ronde, ainsi que l'établissement de la synthèse de ses travaux.
Le Conseil Scientifique, en liaison avec le Président et le Secrétaire Général, établissent le programme horaire détaillé des Rencontres.