Charte des Rencontres de Pharmacologie Clinique de Giens
7 - Aspect financier
7.1. Bénévolat
Toutes les fonctions exercées dans le cadre des Rencontres Nationales de Giens par les responsables, membres des conseils, modérateurs et rapporteurs sont bénévoles et ne donnent lieu au versement d'aucune contrepartie financière ni de prestations en nature. Seul est éventuellement possible le remboursement de frais de déplacement dans le cadre d'une réunion ou d'une mission en rapport avec les Rencontres, sur présentation de justificatifs.
Il est mentionné par ailleurs que le site internet des Rencontres nationales de Giens ne génère aucune recette publicitaire.
7.2. Le budget d'organisation
Il inclut :
- les frais de secrétariat du Président et du Secrétaire G énéral
- les frais de consommables et de reproduction
- les frais d'hébergement des participants
- les frais de location de salles et matériels techniques
- les frais de déplacement des conférenciers ne bénéficiant pas de prise en charge par l'organisme dont ils dépendent
- les frais d'autocar aéroport ou gare les plus proches - VVF de Giens, pour les vols signalés
- les frais de fonctionnement du site Internet des Rencontres de Giens
- les frais bancaires et de gestion éventuels
Le Trésorier de l’Association établit le bilan annuel de l'utilisation des subventions et le budget prévisionnel de l'année suivante. Il les présente en temps utile lors d'une réunion du Comité de Parrainage. Celui-ci se prononce sur ces documents.
Le Trésorier de l’Association établit les conventions entre l’Association et les organismes parrains. Ces conventions sont signées par le Président de l’Association. Le Trésorier de l’Association assure le circuit des signatures des conventions financières.
7.3. L'organisme gestionnaire
L'Association « Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique de Giens » a été désignée par le Comité de Parrainage pour effectuer :
- l'établissement des factures correspondant aux conventions financières visées ci-dessus ;
- La gestion bancaire des subventions ; un compte bancaire indépendant est ouvert à cet effet ;
- le paiement des factures et frais de déplacement sur aval du Trésorier.
La mission du Leem Recherche est exclusive de toute rémunération.
Le Comité de Parrainage peut, s'il le désire, mettre fin à cette mission et désigner un autre organisme gestionnaire.
7.4. Prise en charge des participants
- Les frais d'hébergement et de transport par autocar de l'aéroport ou de la gare les plus proches au VVF et retour de l'ensemble des participants sont pris en charge sur le budget d'organisation. Les frais de transport des conférenciers ne bénéficiant pas de prise en charge par l’organisme dont ils dépendent, sont pris en charge sur le budget d'organisation ;
- Tous les frais de transport, autres que ceux qui sont visés aux deux alinéas précédents, sont intégralement à la charge des participants.