Charte des Rencontres de Pharmacologie Clinique de Giens – Septembre 2008

Créées en 1984 à l’initiative du Secrétariat d’Etat à la Santé (Direction de la Pharmacie et du Médicament) et du Ministère de la Recherche (Délégation Générale à la Recherche Scientifique et Technologique), les Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique de Giens, dites Ateliers de Giens, se déroulent chaque année, traditionnellement à l’automne dans la presqu’île de Giens (Var). Après 17 ans de fonctionnement informel, les dirigeants et organisateurs de ces Rencontres ont jugé qu’il était bon d’en fixer les règles de fonctionnement jusque-là implicites et de les porter à la connaissance des participants. Le respect de ces règles, malgré ou à cause de l’absence de structure juridique morale, a certainement contribué fortement à faire l’originalité et le succès de ces Rencontres. Les écrire doit permettre d’en conforter la pérennité.

1 – OBJECTIFS

Les Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique ont pour objectif de faire avancer la réflexion sur des problèmes d’actualité dans le domaine de la pharmacologie clinique, définie comme l’étude des effets et des usages des médicaments chez l’homme, d’échanger des expériences, de faciliter les rencontres entre spécialistes, de mettre en contact les mondes institutionnels et industriels dans un esprit de coopération et de partenariat, de rechercher des consensus et des possibilités d’action, bref, de faire progresser les méthodes et d’améliorer les services rendus par la pharmacologie clinique à la Santé Publique.

2 – Contenu

2.1. Tables rondes ou ateliers

Les Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique se déroulent principalement sous forme de travail en Ateliers ou Tables rondes.

Une table ronde a pour sujet un problème défini. Elle est dirigée par deux modérateurs (en principe, un issu d’un organisme institutionnel, l’autre du monde industriel) et supervisée par un coordinateur le plus souvent issu du Conseil Scientifique (ou en tout cas en relation étroite avec). L’origine des participants, en nombre permettant l’expression de chacun (idéalement de quinze à vingt), respecte l’équilibre entre milieu académique et milieu industriel.

Il est souhaitable que le travail des tables rondes puisse débuter avant les Rencontres. Outre leurs rencontres, il est loisible aux modérateurs et coordinateur d’organiser des réunions préparatoires. Ces réunions ont pour but de cerner le sujet et de situer le questionnement. À partir de cela, il est possible, si cela est jugé utile, de demander à l’un des participants de préparer une courte intervention introductive à un point en débat. Ces réunions préparatoires doivent permettre aux modérateurs d’organiser le déroulement des Rencontres. En aucun cas, elles ne doivent aboutir à la rédaction de textes ou à la réalisation de matériels préjugeant du compte-rendu.

L’essence des Rencontres est la libre expression des participants, la confrontation des points de vue et l’exercice de l’esprit critique, tout à l’opposé des exposés magistraux et des synthèses bibliographiques. Le rôle des modérateurs est d’y veiller et non d’imposer leur manière de voir. La participation à une table ronde se fait à titre personnel et ne doit pas engager l’institution de rattachement des personnes.

Pendant toute la période préparatoire ainsi que lors de la table ronde le rôle du coordinateur est de s’assurer que le sujet est traité de façon à répondre à la question posée par le Conseil Scientifique et validée par le Comité de parrainage.

2.2. Séances plénières

Le travail de chaque table ronde est présenté par les modérateurs en séance plénière lors de la dernière demi-journée. Il s’agit d’un compte-rendu du déroulement, des idées exprimées, des différents points de vue, des synthèses et des conclusions éventuelles (en aucun cas, il ne doit s’agir d’un cours magistral ni de la présentation d’un matériel pré-établi). Il est possible qu’une table ronde aboutisse à des propositions d’action mais aussi, parfois, à un constat de désaccord sur des positions divergentes. Constater les accords comme les désaccords est également important.

Des séances plénières peuvent également êtres organisées à la demande comportant l’intervention de personnalités, notamment des membres du Comité de Parrainage ou des membres du Conseil Scientifique, ou la présentation d’informations ou de mises au point d’intérêt général.

2.3. Conférences

Des conférences, en règle une ou deux, sont susceptibles d’être demandées à des personnalités compétentes et susceptibles d’apporter sur un sujet d’actualité un point de vue et des informations intéressant l’ensemble des participants.

3 – Compte-rendus et publications

Un résumé de deux pages environ est envoyé par les modérateurs de chaque atelier au Président et au Secrétaire, dans un délai, si possible, de deux semaines après la clôture des Rencontres, afin d’être mis en ligne dans le site des rencontres (sous réserve de l’avis favorable du Comité de Parrainage qui peut demander des modifications).

Un compte-rendu de 10 à 20 pages pour chaque atelier, doit parvenir, sous la responsabilité des modérateurs, au Président et au Secrétaire dans un délai de quatre mois suivant les Rencontres.

Ces résumés et compte-rendus seront en règle publiés en Français et en Anglais dans la revue  » Thérapie  » et mis à la disposition sur le site Internet des Rencontres (sous réserve de l’avis favorable du Comité de Parrainage qui peut demander des modifications).

Les Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique n’ont aucune obligation de résultat. Il en résulte que la publication ne saurait être systématique : elle n’est justifiée que lorsqu’elle permet de faire avancer la réflexion.

Il est très important de souligner que la perspective de la publication ne doit en aucun cas guider, implicitement ou explicitement, le déroulement des tables rondes, ni brimer la libre expression des participants, pas plus que le compte-rendu ne doit être sollicité pour la permettre.

4 – invitations et participations

La participation aux Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique ne se fait que sur invitation. Ce ne sont pas, en effet, un congrès.

Les invitations sont nominatives : nul ne peut se faire suppléer ou remplacer.

Le principe des Rencontres qui ont pour but de favoriser les échanges d’expérience et l’avancement des réflexions, impose l’assistance de tous les participants à l’intégralité de la réunion.

De même, l’intérêt du travail demande que chaque participant fasse l’impossible pour participer à la préparation.

Etre invité à Giens est une reconnaissance et un honneur. Accepter cette invitation implique l’engagement de respecter la totalité des dispositions précédentes.

5 – Structures

5.1. Parrainage

5.1.1. Membres du Comité de Parrainage

Les membres du comité de Parrainage sont :

• l’Afssaps
• l’INSERM
  le LEEM-Recherche
• l’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris
• l’Assistance Publique des Hôpitaux de Marseille
• la Caisse Nationale d’Assurance Maladie des Travailleurs Salariés
• la Société Française de Pharmacologie et Thérapeutique
• la Direction Générale de la Santé
• la Fédération Hospitalière de France
• le Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Emploi

5.1.2. Comité de Parrainage

Le Comité de Parrainage confie l’organisation matérielle des Rencontres à « l’Association des Rencontres de Pharmacologie Clinique de Giens ». Il est constitué d’un représentant de chacun des Parrains, dont les prérogatives sont identiques, ainsi que du Président, du Secrétaire, du Président Exécutif et des anciens Présidents. Ne s’agissant pas d’une structure juridique formelle, le consensus est systématiquement recherché pour toute décision. Les décisions au sein du Comité de Parrainage sont prises à l’unanimité des membres. Les membres du bureau de l’Association rendent compte au Comité de parrainage.

5.1.3. Rôles et responsabilités des membres du Comité de Parrainage

5.1.3.1. Financement

Les membres du Comité de Parrainage de Giens s’assurent du financement des Rencontres qui est obtenu chaque année par le biais soit d’une cotisation soit d’une subvention dont le montant est fixé en fonction des résultats et des besoins financiers.

5.1.3.2. Organisation des travaux

Le Comité de Parrainage choisit, en règle parmi les propositions du Conseil Scientifique (tel que défini au 5.4), les sujets des tables rondes et des conférences. Il arrête, après avis du Conseil Scientifique, la liste des modérateurs, des rapporteurs et des participants des tables rondes.

Il fait le bilan des Rencontres précédentes. Il évalue la qualité de chacune des tables rondes en fonction des objectifs du présent document et porte éventuellement le résultat de cette évaluation à la connaissance des modérateurs et des coordinateurs.

Le Comité de Parrainage désigne en son sein un comité de lecture officiel des textes des Rencontres de Giens. Les textes ainsi que les documents mis en ligne dans le site des rencontres (http://www.ateliersdegiens.org) sont soumis avant publication au Comité de Parrainage pour vérification de la conformité avec la ligne éditoriale.

5.1.3.3. Désignation des responsables

Le Comité de Parrainage choisit le Président, le Président Exécutif, le Secrétaire Général et le Trésorier des Rencontres. Il peut mettre fin à tout moment à leur mandat.

5.1.3.4. Contrôle financier

Le Comité de Parrainage examine durant le premier trimestre de l’année, le compte-rendu d’exécution du budget de l’année précédente présenté par le Trésorier de l’Association. Il arrête le budget prévisionnel de l’année en cours sur proposition du Trésorier de l’Association.

5.1.3.5. Candidatures de nouveaux membres du Comité de Parrainage

La candidature éventuelle d’un nouvel organisme en tant que membre du Comité de parrainage, est analysée par le Comité de parrainage qui l’accepte ou la refuse, la décision est prise à l’unanimité. Le Comité communique sa décision au candidat.

5.1.3.6. Définition de la ligne éditoriale

Le Comité de Parrainage établit la ligne éditoriale des publications des Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique de Giens avant que les textes soient publiés dans la revue Thérapie.

5.1.3.7. Révision de la Charte.

Les éventuelles révisions de la Charte institutionnelle de Giens sont votées à l’unanimité par le Comité de Parrainage.

5.2. Président et Secrétaire

5.2.1. Désignations

Les Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique sont dirigées par un Président et un Secrétaire désignés par le Comité de Parrainage (cf. 5.1.2). Les modalités de désignation ont pour objectif que l’un soit issu d’un organisme institutionnel, l’autre du monde industriel.

Le Secrétaire est désigné pour une période de deux ans alternativement au sein d’un organisme institutionnel ou du monde industriel.

À la fin de la période de deux ans, le Secrétaire devient d’office Président pour une période de deux ans tandis qu’un nouveau Secrétaire est désigné. À l’issue des deux ans de ses fonctions, le Président cède la place au nouveau Président et devient membre du Conseil Scientifique, s’il le désire ; il peut participer aux réunions du Comité de Parrainage.

5.2.2. Rôles et responsabilités

Le Président et le Secrétaire assurent la préparation, l’organisation et le déroulement de la rencontre annuelle. Pour ce faire, ils travaillent en collaboration avec le Président Exécutif et le Trésorier. Ils envoient les invitations aux personnalités invitées et s’assurent de leurs conditions de déplacement à Giens.

Ils sont en charge des publications des travaux des Rencontres.

5.3 -Président exécutif – Organisation locale

Le Comité de Parrainage désigne un Président Exécutif permanent, qui a pour responsabilité, avec l’aide d’un Comité Local d’Organisation dont il s’entoure, de régler les problèmes d’hôtellerie et d’intendance. Il travaille en collaboration avec le Président et le Secrétaire. Il est signataire des conventions financières établies avec les organismes du Comité de Parrainage dans le cadre de ses missions.

5.4. Conseil Scientifique

5.4.1 Désignation

Le Comité de Parrainage désigne chaque année les membres du Conseil Scientifique. Il s’assure que les différentes composantes y sont convenablement représentées. Le nombre des membres du Conseil Scientifique peut varier d’une année sur l’autre selon les décisions du Comité de Parrainage. La durée du mandat des membres du Conseil Scientifique est d’un an, ce mandat étant reconductible sans limitation de temps.

Le Président, le Secrétaire, le Président exécutif sont membres du Conseil Scientifique.

Le Conseil Scientifique est présidé par le Président en exercice, ou, en cas d’empêchement, par le Secrétaire.

5.4.2. Rôles

Le Conseil Scientifique se réunit au moins deux fois par an pour préparer les prochaines Rencontres.

Lors de la première réunion, il établit une liste des sujets de tables rondes et des modérateurs éventuels qui sera soumise à la décision du Comité de Parrainage, ainsi que des propositions de conférenciers et de sujets de conférences.

Lors de sa deuxième réunion, après que le Comité de Parrainage aura arrêté la liste des tables rondes et après acceptation des modérateurs désignés, sur proposition de ces derniers, le Conseil Scientifique établit la liste des participants qui sera soumise pour approbation définitive au Comité de Parrainage. Par souci d’efficacité, il désigne l’un de ses membres afin de coordonner les travaux de préparation et de déroulement de chaque table ronde, ainsi que l’établissement de la synthèse de ses travaux.

Le Conseil Scientifique, en liaison avec le Président et le Secrétaire Général, établissent le programme horaire détaillé des Rencontres.

6 – Organisation

6.1. Lieu

Les Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique se déroulent traditionnellement à Giens (Var) et ont pour cadre le VVF  » la Badine « . Ce site peut être éventuellement modifié par le Comité de Parrainage.

6.2. Date et durée

La date des Rencontres est arrêtée chaque année par le Comité de Parrainage. Elle se situe traditionnellement fin septembre ou début octobre. La durée est actuellement de deux jours, du dimanche midi au mardi quatorze heures, et peut être modifiée par le Comité de Parrainage.

7 – Aspect financier

7.1. Bénévolat

Toutes les fonctions exercées dans le cadre des Rencontres Nationales de Giens par les responsables, membres des conseils, modérateurs et rapporteurs sont bénévoles et ne donnent lieu au versement d’aucune contrepartie financière ni de prestations en nature. Seul est éventuellement possible le remboursement de frais de déplacement dans le cadre d’une réunion ou d’une mission en rapport avec les Rencontres, sur présentation de justificatifs.

Il est mentionné par ailleurs que le site internet des Rencontres nationales de Giens ne génère aucune recette publicitaire.

7.2. Le budget d’organisation

Il inclut :

• Les frais de secrétariat du Président et du Secrétaire Général ;
• Les frais de consommables et de reproduction ;
• Les frais d’hébergement des participants ;
• Les frais de location de salles et matériels techniques ;
• Les frais de déplacement des conférenciers ne bénéficiant pas de prise en charge par l’organisme dont ils dépendent ;
• Les frais d’autocar aéroport ou gare les plus proches – VVF de Giens, pour les vols signalés ;
• Les frais de fonctionnement du site Internet des Rencontres de Giens ;
• Les frais bancaires et de gestion éventuels.

Le Trésorier de l’Association établit le bilan annuel de l’utilisation des subventions et le budget prévisionnel de l’année suivante. Il les présente en temps utile lors d’une réunion du Comité de Parrainage. Celui-ci se prononce sur ces documents.

Le Trésorier de l’Association établit les conventions entre l’Association et les organismes parrains. Ces conventions sont signées par le Président de l’Association. Le Trésorier de l’Association assure le circuit des signatures des conventions financières.

7.3. L’organisme gestionnaire

L’Association « Rencontres Nationales de Pharmacologie Clinique de Giens » a été désignée par le Comité de Parrainage pour effectuer :

• L’établissement des factures correspondant aux conventions financières visées ci-dessus ;
• La gestion bancaire des subventions ; un compte bancaire indépendant est ouvert à cet effet ;
• Le paiement des factures et frais de déplacement sur aval du Trésorier.

La mission du Leem Recherche est exclusive de toute rémunération.

Le Comité de Parrainage peut, s’il le désire, mettre fin à cette mission et désigner un autre organisme gestionnaire.

7.4. Prise en charge des participants

• Les frais d’hébergement et de transport par autocar de l’aéroport ou de la gare les plus proches au VVF et retour de l’ensemble des participants sont pris en charge sur le budget d’organisation. Les frais de transport des conférenciers ne bénéficiant pas de prise en charge par l’organisme dont ils dépendent, sont pris en charge sur le budget d’organisation ;
• Tous les frais de transport, autres que ceux qui sont visés aux deux alinéas précédents, sont intégralement à la charge des participants.

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