Les Ateliers de Giens ont lieu chaque année, traditionnellement dans la presqu’île de Giens fin Septembre/début Octobre et s’étendent du Dimanche midi au mardi quatorze heures.

Ils se déroulent sous le parrainage de l’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (Inserm) ; de l’Agence Française de Sécurité Sanitaire des Produits de Santé (Afssaps) ; de l’Alliance pour la Recherche et l’Innovation des Industries de Santé (ARIIS), de la Société Française de Pharmacologie et Thérapeutique (SFPT) ; de la Direction Générale de la Santé  (DGS); de l’Assistance Publique Hôpitaux de Paris (AP-HP) ; du Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie ; du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR), avec un partenariat de l’Assistance Publique des Hôpitaux de Marseille (AP-HM).

Ces Rencontres sont dotées d’un Conseil Scientifique qui assiste le Comité d’Organisation dans la détermination des thématiques du programme scientifiques et le choix des participants.

Ces Rencontres associent des ateliers de travail en tables rondes et des débats ou conférences plénières.

Chaque table ronde, vise à réunir des experts d’horizons variés. Elles ont pour objectif de faire avancer la réflexion sur des thèmes d’actualité en liens avec l’évaluation et l’utilisation des produits et technologies de santé mais également de proposer des actions à entreprendre. En 2011, le champ couvert par les Rencontres de Giens s’est élargi  à l’ensemble des technologies de santé, incluant les dispositifs médicaux, les outils diagnostics et les médicaments à usage vétérinaire. Les thèmes abordés se focalisent selon les cas sur des aspects scientifiques ou réglementaires.
Les Rencontres Nationales de Giens ne sont pas un congrès et la participation ne se fait que sur invitation. Ces invitations étant nominatives il n’est pas possible de se faire remplacer. L’essence des Rencontres est la libre expression des participants, la confrontation des points de vue et l’exercice de l’esprit critique, tout à l’opposé des exposés magistraux et des synthèses bibliographiques. La participation à une table ronde se fait à titre personnel et ne doit pas engager l’institution de rattachement des personnes.

L’objectif premier de ces tables rondes étant de favoriser l’échange d’expériences entre experts et de mettre en forme des recommandations, on attend de chacun des invités qu’il participe à l’ensemble de ces Rencontres (tables rondes et séances plénières) qui sont généralement programmées sur trois jours, ainsi qu’aux réunions préparatoires.

Chaque table ronde est dirigée par deux modérateurs et un coordinateur. Le choix des participants s’attache à maintenir un certain équilibre entre experts venant du milieu académique et institutionnel (hospitalo-universitaires, Inserm, Agences règlementaires…) et du milieu industriel.

Le travail des tables rondes débute, avant les Rencontres, sous la forme d’une à trois séances de préparation destinées à faire un premier état des lieux et à répartir : en règle générale une à deux sont organisées avant l’été et une en septembre. Elles se déroulent à Paris. A l’issue du travail qui se déroule à Giens, le fruit des réflexions et des propositions d’actions de chaque table ronde est restitué, en séance plénière, le dernier jour. Un résumé des travaux de chaque table ronde doit parvenir au Secrétaire Général et au Président dans un délai de deux semaines après la clôture des Rencontres Nationales. Un compte rendu de 10 à 20 pages présentant la synthèse des travaux de la table ronde doit être adressé aux mêmes personnes dans les quatre mois suivant les Rencontres. Ce document est destiné à être ensuite publié dans la revue Thérapie et mis à disposition sur le site internet des Rencontres.

Des débats ou conférences, en règle trois ou quatre, sont susceptibles d’être demandés à des personnalités compétentes afin d’apporter sur un sujet d’actualité un point de vue et des informations intéressant l’ensemble des participants.

Les participants sont logés au Club Belambra dans la presqu’île de Giens, en petits appartements pour deux personnes (chambres séparées, salle de bain commune). Les frais de transport et une cotisation forfaitaire de 150€ sont à la charge des participants, le reste (hébergement, restauration, acheminement local) étant pris en charge par l’organisation. Le Comité d’Organisation adresse aux participants tous les renseignements utiles à leur déplacement et à leur séjour à Giens.

En cas d’annulation tardive, les frais de la totalité du séjour (500€) sont facturés.

Toutes les fonctions exercées dans le cadre des Rencontres Nationales de Giens par les responsables, membres des conseils, modérateurs et rapporteurs sont bénévoles et ne donnent lieu au versement d’aucune contrepartie financière ni de prestations en nature. Le site internet des Rencontres nationales de Giens ne génère aucune recette publicitaire.

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